شش سیکما چیست ؟ | مزایا و معایب شش سیکما چیست ؟| چگونه شش سیکما را اجرا کنیم ؟

 شش سیکما چیست ؟

اين فهرست راهنما ،روش کيفي  شش سیکما را معرفي و نکاتي عملي را براي اجراي آن ارايه مي¬کند. 
شرکتها از  شش سیکما براي توسعة کيفيت فرآيندها و محصولاتشان و در نتيجه دستيابي به مزيت رقابتي استفاده مي-نمايند. تخمين زده مي¬شود که کيفيت ضعيف باعث آسيب و اتلاف منابع شده و بين 20 تا 40 درصد بر درآمد فروش محصولات تاثير منفي بگذارد.  شش سیکما نمايانگر يک روش ساختاريافته و نظام¬مند براي کاهش اين رقم است: در حقيقت، در صورت استفادة کامل از  شش سیکما، شرکتها مي¬توانند اين رقم را به 10 درصد برسانند. اگرچه براي بسياري شرکتها دستيابي به عدد صفر غيرممکن است اما  شش سیکما توان بالقوة نزديک شدن به اين عدد را دارد. 

تعريف شش سیکما

 شش سیکما هم فني و هم فلسفي است و به تلاش براي حذف اتلاف منابع و بهبود عملکرد فني متكي است . نقطة ثقل  شش سیکما، يک روش آماري است که دربرگيرندة ويژگيهاي بهينه براي تمامي فرآيندهاي سازمان و سپس استفاده از تجزيه و تحليلهاي آماري براي کاهش اثار اتلاف منابع در فرآيندها، محصولات و خدمات تا حد صفر است. اين امر با يک فرهنگ سازماني همراه مي¬شود که متمرکز بر ارزش آفريني براي مشتريان و حذف تمامي فرآيندهايي است که به تحقق اين هدف غايي کمک نمي¬کنند. 

 شش سیکما يک علامت تجاري ثبت شده براي موتورولا است که اين روش را با موفقيت کامل در دهة 1980 اجرا کرد. اين امر مبتني بر ابزارها و شيوه¬هاي آماري مديريت کيفيت بوده که جوزف جوران  معرفي كرده است. 

مزايا شش سیکما

اجراي  شش سیکما به معناي موارد زير است:

•    کيفيت، عملکرد، بهره¬وري و مزاياي رقابتي توسعه يافته¬اند؛
•    هزينه¬ها به ميزان زيادي کاهش يافته-اند؛
•    اتلاف منابع و تاثيرمنفي زيست محيطي به حداقل رسيده¬اند؛
•    کارمندان انگيزه پيدا کرده¬اند؛
•    رضايت شغلي افزايش يافته است؛
•    پيشرفتها در طول زمان استمرار دارند؛
•    اهداف ملموس عملکردي ايجاد شده¬اند؛
•    داده¬ها تحليل شده و شواهد مستند ارايه شده¬اند. 

مشکلات شش سیکما

 
•    ادعا در مورد توان بالقوة آن بسيار زياد است وبرخي  خوش¬بيني¬هاي مربوط به آن مي¬تواند غيرواقع¬بينانه باشد؛
•    در ابتدا، براي کارمندان بسيار سخت است که اين روش را درک نمايند؛
•    سرمايه¬گذاري در آموزش تخصصي سطح بالا و پيشرفته مورد نياز است؛
•    بايد به تغيير فرهنگي در سازمان اقدام كرد؛
•    اين پروژه¬اي بلند مدت است که نيازمند تعهدي عميق است؛
•    اين امر نيازمند گردآوري و تفسير داده¬ها مي¬باشد که خود کاري دشوار و زمان¬بر است.

فهرست راهنماي عملي شش سیکما

1.  شش سیکما را درک کنيد

پيش از آن که سازمان بتواند از  شش سیکما استفاده کند، مديران آن سازمان بايد دقيقاً آن را درک نمايند. سيگما يک حرف يوناني است که در رياضيات استفاده مي-شود و نمايانگر انحراف معيار يا ميزان تفاوت يک فرآيند با ميزان ميانگين است. همچنان که سطح  شش سیکما افزايش مي-يابد، سطح تفاوت و اختلاف کاهش مي¬يابد. روش  شش سیکما مبتني بر کاهش مستمر اختلاف در فرآيندها و محصولاتي  است که باعث ايجاد نقصان مي¬شوند. اين امر از طريق محاسبة تمامي اختلافها و تفاوتها در فرآيندها و يافتن علل آنها مشخص مي-شود. اين امر توسعة ابزار عملياتي براي کنترل و کاهش سطح اختلاف را ميسر مي-سازد. ابزارهاي مورد استفاده در اين مرحله عبارتند از کنترل فرآيند آماري، شبيه¬سازي رايانه¬اي، توليد در چرخة کوتاه مدت، تعيين صلاحيت عرضه¬کنندگان و غيره. 

 شش سیکما نه تنها دربرگيرندة کاهش اختلاف موجود بلکه متضمن اجتناب از اختلافاتي است که ممکن است در آينده رخ دهند. بر اين اساس، طراحان بايد اقدام  به طراحي بهره¬وري کنند و تمامي محصولات و خدمات جديد را تا حد امکان موضوع اين تفاوت قرار دهند. هدف از اين کار طراحي محصولات براي به حداقل رساندن هر گونه اشتباه است. 

2. بر فرهنگ سازماني تمرکز نماييد و مديريت تغيير را مهيا نماييد

 شش سیکما يک تغيير اساسي است لذا مهم است که بر مقاومت کارکنان چيره شويد. فرهنگ سازمان   مي¬تواند به اين تغييرکمک شاياني كند.  شش سیکما از طريق تيمهاي پروژه اجرا مي¬شود لذا کار تيمي کليد موفقيت آن است. فرهنگي که اشاعه¬ دهندة تفکر خلاق و نوآوري باشد، به اين فرآيند کمک مي¬کند زيرا بايد بر مشکلات زيادي چيره شد. 

3. در مورد شرايط اجرا تصميم گيري نماييد

اگر چه  شش سیکما بايد به طور کامل در سازمان به اجرا درآيد اما تعداد زيادي از شرکتها آن را به شکلي محدود اجرا مي كنند. مشخص نماييد که آيا مي¬خواهيد بر فرآيندهاي توليدي يا مهندسي تمرکز نماييد يا بر پروژه¬هاي استراتژيک سازمان.

4. پرسنل کليدي را انتخاب كنيد و آموزش دهيد

تيمها بايد بر اساس توجيه درباره اجراي  شش سیکما ،در حوزه¬هاي مختلف شکل بگيرند. اعضاي کليدي تيم بايد در زمينة مهارتهاي رهبري آموزش ببينند. آموزش دربرگيرندة سه مرحله است:

•    کمربند سبز – شرکت¬کنندگان با تکميل يک دورة کوتاه مدت که روش¬شناسي  شش سیکما را معرفي مي¬کند، کمربند سبز دريافت مي¬کنند. 
•    کمربند سياه – برخي از دارندگان کمربند سبز که معمولاً داراي سمتهاي مديريتي هستند، پروژه¬اي را بر اساس دانش و اطلاعات فرا گرفته شده به اجرا درمي¬آورند. دارندگان کمربند سياه، مسئوليت رهبري و توسعة تيمها، مشاوره به مديريت و آموزش  تکنيکهاي  شش سیکما به اعضاي تيم را بر عهده مي¬گيرند. 

•    کمربند سياه ارشد – افراد برگزيده و منتخب بايد آموزش بيشتري ببينند که باعث مي¬شود آنها به کارشناسان و متخصصان  شش سیکما تبديل شوند، رهبري کامل اين ابتکار را بر عهده بگيرند، آن را با طرحهاي استراتژيک سازمان خود تلفيق کنند و اين تکنيکها را به ديگران آموزش دهند. 
برخي شرکتها از عبارات متفاوتي در قبال اين سطوح آموزشي استفاده مي¬نمايند. مهم است از نامهايي استفاده شود که به درستي نمايانگر وضع  سازمان شما هستند. 

5. تيمهاي  شش سیکما را وارد عمل کنيد

وقتي پرسنل آموزش ديدند، تيمها بايد فرآيندهاي موجود در سازمان را مشخص نمايند. هر فرآيند يک پروژة  شش سیکما تلقي مي¬شود. براي هر پروژه و طبق چارچوب تعيين شده، از تکنيکهاي آماري استفاده مي¬شود. اين امر معمولاً شامل اين مراحل کليدي است: تعيين مسئله، معيارسنجي، آناليز، توسعه و کنترل. 

در مرحلة نخست، تيم بر شناسايي فرآيندهايي متمركزاست که مشتريان آنها را ارزش آفرين مي¬دانند. آنها بايد بر روي يک فرآيند کامل کار کنند. مثلاً، ممکن است هدف يک شرکت تحويل کالا، تحويل همة اقلام تا ظهر هر روز باشد. 
مرحلة بعدي سنجش نحوة اجراي واقعي آن فرآيند است. معيار رايج مورد استفاده، «کسري هر واحد» مي¬باشد که مي¬توان از آن در قبال هر نوع محصول و خدمات استفاده کرد. اين کار با آناليز اطلاعات همراه است که شکاف ميان عملکرد فعلي و هدف مطلوب را با استفاده از تکنيکهاي آماري نشان مي¬دهد. دلايل وجود چنين شکافي بايد ارزيابي شوند و فعاليتهايي خلاقانه به اجرا درآيند. در مراحل بعد بايد به پيشرفتها توجه کرد و فرآيندها را تحت کنترل داشت. 

6.  شش سیکما را با زيرساختار سازمان خود تلفيق نماييد

اگر  شش سیکما يک ابتکار و اقدام در سطح شرکت باشد، بايد آن را به ساختارهاي فعلي شرکت پيوند داد. پيوند آن با سيستم پرداخت و تشويق، بودجة واحدها، تعاريف شغلي و دستيابي به امتيازاتي همچون ايزو 9001 را در نظر بگيريد. براي نشان دادن پيشرفتهاي حاصل شده ، سياستها و رويکردها را اصلاح نماييد. 

7. موفقيت را تحت نظارت قرار داده و ارزيابي کنيد

تضمين کنيد که پروژه¬ها تحت نظارت قرار دارند، شکستها ارزيابي مي¬شوند و موفقيتها به اطلاع عموم مي¬رسند.  شش سیکما يک اقدام ابتکاري بلندمدت و مستمر است لذا ارزيابي دائم  آن حياتي است تا بتوان آن را در مسيري صحيح هدايت کرد. تضمين نماييد که نه تنها در هزينه¬ها صرفه¬جويي شود بلکه رضايت شغلي کارکنان و رضايت مشتريان از محصولات و خدمات نيز افزايش يابد. به خاطر داشته باشيد که به طور مقطعي فرآيندهايي را ارزيابي نماييد که قبلاً آناليز شده¬اند تا از نقايصي که در شرايط متغير رخ داده¬اند، مطلع شويد. 

سوالات شروع شش سیکما

•    آيا مي¬دانيد چه ميزان از هزينه¬هايتان اتلاف مي¬شوند و هيچ ارزشي براي مشتريانتان به دنبال نمي آورند؟
•    آيا از اشتباهاتي که در زمان استفاده از تجهيزات يا اراية خدمات به مشتريان رخ مي¬دهد، مطلع هستيد؟
•    سطح کيفي رقباي شما چگونه است و چرا آنها در سطحي بالاتر يا پايين¬تر از شما قرار دارند؟

براي  شش سیکما

بايدها 

•    تضمين تعهد مديريت ارشد
•    قابل درک و اجرا ساختن امور مختلف
•    مسئوليت همة افراد براي اجراي  شش سیکما

نبايدهای شش سیکما 

•    اجازه ندهيد ماهيت رياضياتي  شش سیکما شما را بترساند. در اين صورت يادگيري آن آسان¬تر مي¬شود و نرم¬افزارهاي رايانه¬¬اي مي¬توانند محاسبات را براي شما انجام دهند. 
•    فراموش نکنيد که مهارتهاي ساده¬اي همچون ادارة جلسات، کار تيمي و چگونگي ايجادتسهيل دراموري راکه براي تجزيه و تحليلهاي آماري مورد نياز هستند، تدريس کنيد. 

براي اطلاعات بيشتر

کتب

«مديريت  شش سیکما» -- فارست برايتفوگل، جيمز کوپلو و بکي ميدوز، 2001
«انقلاب  شش سیکما» -- جرج ايکس، 2001
«روش  شش سیکما» -- پيتر پاند، ربرات نيومن و رولاند کاواناگ، 2000

پندها :

«اتلاف زمان با اتلاف مواد فرق دارد زيرا زمان از دست رفته قابل بازيافت نيست.»  هنري فورد

«کنترل آماري، هدف همة آزمايشها ست.» ادوارد دمينگ